Vous avez entendu durant toute votre vie professionnelle qu’il fallait conserver ses bulletins de salaire à vie mais voilà, de temps en temps, le hasard ou la malchance passe par là et vous vous rendez compte que vous en avez perdu certains. Pas de panique. Le premier réflexe consiste à se tourner vers ses anciens employeurs. En effet, selon le Code du travail, ces derniers sont tenus de conserver un double des bulletins pendant au moins cinq ans. « Le référentiel de la CNIL sur la conservation des données conseille de garder les bulletins de paie des salariés pendant au moins six années en lien avec la législation fiscale, précise Elodie Puiroux, responsable Veille Légale et DSN chez ADP. Le Code de commerce impose un archivage allant jusqu’à dix ans pour les pièces comptables ».
Avec la dématérialisation, les entreprises sont désormais tenues de les conserver pendant au moins 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. « Ce qui implique que si la plateforme que l'employeur utilisait disparaît ou perd des données, souligne-t-elle. C’est à l'employeur de faire évoluer les coffres-forts de ses salariés pour respecter cette durée d'archivage, y compris pour un salarié qui n'est plus là ». D’ailleurs, selon l’experte, le coffre-fort électronique reste la manière la plus sécurisée de garder des fiches de salaire.
Relevé de carrière et URSSAF
Vous pouvez également vous tourner vers votre caisse de retraite qui a déjà un certain nombre d’informations via le relevé de carrière : si les périodes concernées apparaissent, c'est que les cotisations ont été déclarées. « Il ne faut pas attendre d'être à la retraite pour vérifier ce genre d’informations, alerte Elodie Puiroux. C’est l’avantage de cette dématérialisation : pouvoir anticiper la validation de ces périodes sur les portails existants ». Comme le CPA, compte personnel d’activité, regroupant le CPF, Compte personnel de formation, le C2P, Compte professionnel de prévention et le CEC, Compte d'engagement citoyen.
Il est également possible de se tourner vers l’URSSAF qui réceptionne les déclarations sociales nominatives (DSN), une déclaration d’embauche autrement dit, des entreprises qui leur indiquent les sommes versées, les périodes d’emploi et les cotisations sociales. À vous de leur indiquer vos coordonnées, numéro de sécurité sociale, le nom de votre employeur et la période concernée.
Prouver votre salaire
« Les organismes de retraite acceptent aussi certificats de travail et contrats de travail qui prouvent un emploi sur une période donnée, ajoute l’experte. Ces documents doivent également être conservés par les salariés ». Sans oublier les relevés de compte bancaire – conservés 10 ans par les établissements - qui sont une preuve de paiement qui peut être acceptée par certains organismes en complément d'autres papiers.
