Sommaire
- Qu’est-ce que la subrogation de l’employeur ?
- Quel est l’intérêt de la subrogation de salaire ?
- Quelle est la différence entre maintien de salaire et subrogation ?
- Quelles sont les conditions pour avoir recours à la subrogation des IJSS ?
- Comment mettre en place la subrogation ?
- Comment fonctionne la subrogation de salaire ?
- Combien de temps dure la subrogation de salaire ?
- Comment prolonger une subrogation ?
- Comment arrêter ou annuler la subrogation ?
Qu’est-ce que la subrogation de l’employeur ?
Principe de subrogation de paiement : ce que dit le Code civil
La subrogation de paiement est une notion juridique distincte de la subrogation de salaire. Elle est expressément régie par le Code civil, aux articles 1346 à 1350, dans la section relative à la transmission de créance. Elle permet à une personne (le « tiers ») qui paie à la place du débiteur de prendre la place du créancier initial pour récupérer ce qu’elle a avancé.
Subrogation de salaire : définition
Lors d’un arrêt de travail, le salarié perçoit des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS). Ces indemnités sont versées par la Sécurité sociale soit directement au salarié soit à l’employeur. Dans le second cas, il s’agit de la subrogation de salaire. L’employeur avance la rémunération et récupère ensuite tout ou partie des sommes.
En cas d’arrêt maladie ou d’accident de travail
La subrogation de salaire permet à l’employeur de verser directement au salarié les indemnités journalières auxquelles il a droit et le complément de salaire lié au maintien de salaire et de se faire rembourser le montant correspondant des indemnités journalières par la caisse primaire d’assurance maladie.
Quel est l’intérêt de la subrogation de salaire ?
L’intérêt de la subrogation de salaire réside principalement dans la simplification des démarches et la sécurisation des revenus pour le salarié, ainsi que dans le meilleur contrôle administratif et financier pour l’employeur.
Subrogation : avantages pour le salarié
Grâce à la subrogation, le salarié continue à percevoir sa rémunération par son employeur, comme s’il était en activité. Il n’a pas besoin d’attendre le versement des indemnités journalières de la Sécurité sociale, qui peuvent parfois prendre du temps, surtout en début d’arrêt.
Le salarié n’a, en outre, aucune formalité à accomplir vis-à-vis de la CPAM pour percevoir ses IJSS : l’employeur s’en charge. Il bénéficie ainsi d’une gestion administrative allégée pendant une période où il est vulnérable ou en convalescence. Il reçoit une seule ligne de paie intégrant à la fois le montant avancé par l’employeur et les IJSS récupérées.
Subrogation : avantages et inconvénients pour l’employeur
En percevant directement les indemnités journalières, l’employeur peut ajuster les montants versés au salarié et éviter de lui verser plus que ce à quoi il a droit. Il évite aussi les trop-versés et peut corriger plus rapidement les erreurs de calcul. De plus, cela permet une gestion automatisée via les logiciels de paie compatibles avec la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
En contrepartie, l’employeur prend un engagement administratif : il doit assurer un suivi rigoureux des remboursements et des droits. Surtout que la subrogation n’est possible que si le maintien de salaire est prévu par la loi, la convention collective ou le contrat.
Quelle est la différence entre maintien de salaire et subrogation ?
La subrogation de salaire ne doit pas être confondue avec le maintien de salaire qui consiste pour l’employeur à maintenir le salaire du salarié en arrêt en complément des indemnités journalières. La subrogation n’est pas une obligation alors que le maintien de salaire peut parfois être imposé.
Quelles sont les conditions pour avoir recours à la subrogation des IJSS ?
La subrogation de salaire ne peut être appliquée que sous certaines conditions strictes, prévues par le Code de la Sécurité sociale et précisées par la circulaire DSS/5B n° 2003-07 du 7 janvier 2003.
Le maintien du salaire par l’employeur
Le processus de subrogation de salaire s’applique de plein droit si le salaire continue à être versé en totalité ou en partie par l’employeur durant l’arrêt maladie. Le salaire maintenu par l’employeur au cours de cet arrêt doit être au moins égal au montant des indemnités perçues par le salarié pour cette période. Il peut résulter :
- d’une obligation légale (article L. 1226-1 du Code du travail) ;
- d’une convention collective ou d’un accord d’entreprise ;
- ou d’une pratique contractuelle ou volontaire de l’employeur.
La demande de subrogation auprès de la CPAM doit être explicite
L’employeur doit formuler une demande claire de subrogation auprès de la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). Cela se fait généralement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ou une mention dans le formulaire d’arrêt de travail (en version papier ou électronique).
Le salarié doit ouvrir droit aux IJSS
Pour que la subrogation fonctionne, le salarié doit d’abord être affilié à la Sécurité sociale, mais aussi remplir les conditions d’ouverture de droits (ancienneté, durée de cotisation, etc.) et être en arrêt de travail reconnu par la CPAM. L’arrêt maladie doit être dûment prescrit par un professionnel de santé, transmis dans les délais à la CPAM, et validé par cette dernière.
Comment mettre en place la subrogation ?
Demande de subrogation de salaire
Un employeur peut demander la subrogation de salaire lorsqu’il établit le signalement d’arrêt de travail dans la déclaration sociale nominative (DSN). L’encadré « Subrogation » ou « Demande de subrogation en cas de maintien de salaire » doit être complété avec indication :
- des dates de début et de fin de période pendant laquelle la subrogation est demandée ;
- du numéro du compte bancaire sur lequel les indemnités journalières doivent être versées.
Quelques conseils utiles
Le formulaire d’arrêt de travail doit être complété avec exactitude. Il est conseillé de conserver une copie de la DSN et de tous les échanges avec la CPAM pour assurer le suivi des remboursements. En cas de prolongation ou de changement dans les modalités de maintien de salaire, il convient de renouveler les démarches administratives liées.
Comment fonctionne la subrogation de salaire ?
Versement des IJSS à l’employeur
Lorsqu’il a demandé la subrogation, l’employeur perçoit les indemnités journalières directement versées par la CPAM tous les 14 jours en moyenne, sans démarche supplémentaire, une fois la subrogation acceptée. Cela permet de centraliser la gestion des flux financiers pendant la période d’arrêt.
Subrogation réelle ou prévisionnelle
L’employeur a le choix entre deux approches pour intégrer les IJSS dans la fiche de paie du salarié concerné :
- Méthode prévisionnelle : l’employeur anticipe le montant des IJSS et les déduit directement du bulletin de paie du mois concerné. Cette méthode évite les régularisations ultérieures.
- Méthode réelle : l’employeur attend le versement effectif des IJSS avant de les intégrer sur la fiche de paie du salarié, souvent sur la paie du mois suivant. Cette méthode est plus prudente, mais retarde l’ajustement.
Traitement comptable
Au moment du versement des IJSS, l’employeur déduit le montant des IJSS du salaire brut reconstitué pour obtenir la base soumise à cotisations. Il réintègre ensuite les IJSS au net à payer sur le bulletin de paie, en tant que montant net versé pour le compte de la Sécurité sociale.
Combien de temps dure la subrogation de salaire ?
La durée de la subrogation de salaire correspond à la période pendant laquelle l’employeur maintient le salaire du salarié en arrêt de travail et en a fait la demande auprès de la CPAM. Il n’existe pas de durée légale unique, mais des limites pratiques et contractuelles à connaître.
Durée liée au maintien de salaire
La subrogation ne peut être mise en place que pendant la période où l’employeur verse un salaire (total ou partiel) au salarié. En cas de maintien légal du salaire (prévu à l’article L. 1226-1 du Code du travail), la durée varie selon l’ancienneté du salarié, la durée de l’arrêt et la durée d’indemnisation déjà utilisée dans les 12 derniers mois.
Durée administrative de la subrogation
La demande de subrogation est faite pour une période déterminée, inscrite dans la déclaration DSN ou le formulaire papier. La CPAM accepte la subrogation pour cette période uniquement. En cas de prolongation de l’arrêt, il faut renouveler la demande de subrogation avec les nouvelles dates.
Comment prolonger une subrogation ?
Attendre la prolongation de l’arrêt de travail
La subrogation ne se renouvelle pas automatiquement : elle doit faire l’objet d’une nouvelle demande explicite. Le salarié doit transmettre à l’employeur son avis de prolongation d’arrêt de travail, établi par son médecin. Ce document mentionne la date de fin de l’arrêt initial et la nouvelle période d’arrêt. L’arrêt doit être transmis dans les 48 heures à la CPAM et à l’employeur.
Faire un nouveau signalement
L’employeur doit alors effectuer un nouveau signalement d’arrêt de travail pour prolongation, via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Ce signalement doit contenir :
- le type de signalement : prolongation d’arrêt ;
- les nouvelles dates de subrogation demandées ;
- la confirmation du maintien de salaire sur cette période ;
- le RIB de l’employeur, s’il a changé.
Ce signalement permet de relancer le versement des IJSS à l’employeur pour la période prolongée.
Vérifier les conditions d’application
Avant de demander une prolongation, l’employeur doit s’assurer que le salarié remplit toujours les conditions de maintien de salaire (selon la loi, la convention collective ou un accord d’entreprise). Il doit aussi s’assurer que la durée maximale de maintien (souvent 30 à 90 jours selon l’ancienneté) n’est pas atteinte.
Comment arrêter ou annuler la subrogation ?
La subrogation cesse lorsque le maintien de salaire prend fin (totalement ou partiellement) ou lorsque le salarié reprend le travail. Elle peut aussi s’arrêter si l’employeur ne renouvelle pas la demande en cas de prolongation. À partir de ce moment, les indemnités journalières sont versées directement au salarié par la CPAM.
