Céline et Noëlle sont toutes deux juchées sur des tabourets hauts. Attablées comme à un bar, face à leur ordinateur portable grand ouvert. Leur regard fixe pourtant un écran bien plus grand, situé un mètre plus loin. Sur ce tableau blanc interactif apparaissent des vignettes avec leur propre photo, accolées à celles, animées, de leurs collègues Xander, Gonca et Philippe, présents en visio. Sous la photo de chaque collaborateur s’alignent à la verticale des Post-it bleus, jaunes ou roses sur lesquels sont résumés les faits marquants de son travail en cours, ses priorités, ses tâches planifiées.
Avant la rencontre, chaque membre de cette équipe marketing a en effet pris soin de définir ce sur quoi il allait intervenir. Pendant que chacun prend tour à tour la parole, à l’écrit ou à l’oral, Simon, l’animateur, peut à son gré déplacer et réorganiser du bout du doigt Post-it et icônes. Une suggestion est émise par Gonca, l’assistante chef de projet ? Simon ouvre un pop-up sur le côté de l’écran, tape l’idée puis étire une flèche entre la vignette de la collaboratrice et la note, qu’il colore en bleu, comme il le ferait avec un marqueur.
Appelé Board, ce tableau digital intuitif est l’application phare de Klaxoon. Plus performant que le traditionnel panneau blanc Velleda, il offre une surface de communication sans limite qui intègre les solutions de visioconférence et permet à tous les participants de s’exprimer par le texte, l’image et la vidéo, comme par le partage de liens Web ou de tous types de documents. Cette interactivité se prête au présentiel sans rien perdre de son efficacité à distance. Une nécessité dans cette start-up où tous les salariés sont en télétravail au moins deux jours par semaine. «Board oblige à bien préparer l’échange en amont. Ensuite, que l’on soit sur place ou pas, on ne sent pas vraiment la différence», assure Marie Barbesol, responsable de la communication.
Lorsque l’échange est terminé, tout est sauvegardé de manière automatique par le logiciel. Le bon vieux compte rendu de réunion est obsolète : l’intégralité des séances est enregistrée. «Cet historique, ajoute la dircom, est bien utile lorsque l’on veut remettre la main sur une idée qu’on avait laissé de côté.»
On se voit à la synchro ?
L’outil Klaxoon compte une bibliothèque de plus de 120 templates différents (des modèles prêts à l’emploi) et l’équipe recherche et développement en élabore un nouveau chaque semaine. Mais, précise Jeremy, coach d’une équipe support de cinq personnes, «en ce qui nous concerne, nous utilisons souvent les mêmes modèles, ceux qui conviennent le mieux à la nature de notre travail». Le chargé de relation client apprécie, pour sa part, l’affichage sous forme de planning hebdomadaire sur lequel il visualise en temps réel les actions de ses cinq collaborateurs.
Leurs objectifs apparaissent jour par jour, mais aussi leur mémos (textes, PDF, photos), idées et questions éventuelles. «La force de l’appli, c’est que tout ce qui nous passe par la tête peut être posé graphiquement.» Cela ne dispense tout de même pas les salariés de se voir ! Chaque fin de journée, le coach échange avec son équipe lors «d’une synchro de vingt minutes, pour partager les actions à retenir».
Car si, chez Klaxoon, le mot «réunion» n’est pas en odeur de sainteté, on se «synchronise» plusieurs fois par jour et on assure des «workshops», qui ne doivent pas excéder une demi-heure. A l’exception des rencontres hebdomadaires d’équipe qui peuvent aller jusqu’à quarante-cinq minutes, mais toujours via une connexion à l’application, car les collaborateurs sont rarement tous présents dans un même lieu.
Cette gymnastique d’utilisation de l’outil force les équipes à s’organiser, à lister leurs priorités, à noter leur idées. «Le résultat, c’est que lorsque nous nous retrouvons, nous allons directement à l’essentiel», assure Justine, manager de grands comptes. Aguerrie dans la manipulation du Board, la responsable aime bien personnaliser ses workshops pour booster la participation de ses équipes.
Elle organise des quiz, pour mesurer la compréhension d’un sujet, ou des sondages. Des fonctionnalités directement intégrées au logiciel. En un clic, elle ouvre une fenêtre, sélectionne les collaborateurs qu’elle veut faire participer et lance une question simple sur le devenir d’un compte client. Quelques secondes plus tard s’affiche sur l’écran le diagramme des «pour» et des «contre», et le pourcentage de votants. «Nous découvrons l’avis du groupe en temps réel, c’est parfois très pratique pour orienter une décision.»
De la même façon, lorsqu’elle envoie un mémo violet à ses collaborateurs, il lui est non seulement possible de vérifier qui en a pris connaissance, mais aussi jusqu’où le contenu a été consulté. Dans le même registre, l’email a été remplacé par l’outil «question», un pop-up rose, qui permet à tout moment d’obtenir de collaborateurs sélectionnés la réponse à une question. En retour, s’affiche le nombre de réponses, l’identité des répondants, le taux de participation et le nombre de collaborateurs qui n’ont fait que lire le message.
Cette multitude d’outils, propres à mobiliser l’intelligence collective et à obtenir des feed-back rapides, n’est-elle pas potentiellement un redoutable moyen de contrôle ou de pression ? L’idée ne semble pas avoir traversé l’esprit des jeunes collaborateurs de l’entreprise habitués à intervenir sur Board en toute transparence et à «liker» en direct les idées de leurs collègues. Comme ils le font sur leurs réseaux sociaux personnels.
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