Si la to-do list est tout simplement la liste des choses à faire, il ne suffit pas de mettre par écrit toutes les tâches qui vous attendent pour qu’elle se transforme en un outil utile pour gérer votre temps et votre productivité. Une to-do list se construit, ce qui prend du temps mais permet d’en gagner ensuite.
1. Déchargez votre cerveau
Listez tout ce que vous avez à faire, que ce soit important ou non. Il n’y a pas de petites tâches : toutes vous demanderont du temps et de l’énergie. Dans l’immédiat, les coucher toutes sur le papier (ou les lister sur une application) permet de vous libérer d’une charge mentale : votre cerveau n’a plus à s’en souvenir. Indiquez les deadlines : c’est aussi une information que votre cerveau se force à retenir.
2. Construisez une vision d’ensemble
Si vous avez noté des projets généraux, précisez-les de manière à transformer un objectif abstrait, comme «Mise à jour des outils de communication», en plusieurs projets concrets : «refonte site web», «publication nouvelle brochure», «création de goodies»… Eux-mêmes font l’objet d’étapes, qui pourront s’intégrer concrètement à votre to-do list. Par exemple, la publication d’une nouvelle brochure implique de réfléchir au sommaire, de rédiger des textes, de travailler la mise en page, de trouver un imprimeur, etc.
3. Priorisez vos missions pour la semaine
A partir des éléments que vous avez rassemblés, organisez votre semaine : que voulez-vous avoir réalisé en cinq jours ? Prenez en considération l’urgence ou non des tâches à accomplir, le temps qu’elles demandent et vos contraintes d’organisation (réunions déjà prévues, journées en présentiel/en télétravail, etc.).
4. Organisez votre journée
En fonction de vos objectifs de la semaine, construisez enfin votre to-do list du jour. Ne prévoyez pas plus de 3 à 5 tâches principales : il vous faut du temps et de l’énergie pour les mener à bien… et du temps pour les imprévus ! Listez-les dans l’ordre de priorité, en commençant par la tâche qui vous demandera le plus d’énergie ou de concentration.
Optez pour une formulation précise, avec un verbe d’action. D’une part, cela permet de savoir exactement ce que vous avez à faire, d’autre part, cela permet de vérifier facilement si vous avez réalisé la tâche. Pensez à indiquer le temps que vous voulez y consacrer, en étant réaliste : rien ne sert de prévoir 30 minutes si vous savez que vous aurez besoin d’une heure.
5. Appréciez le travail effectué
Dès qu’une tâche est réalisée, rayez-la de votre to-do list. Voir concrètement le résultat de votre travail est source de motivation, et en fin de journée vous pourrez mesurer l’avancée de vos projets.
Pensez à vous octroyer une pause au minimum entre chaque changement de tâche : le cerveau a besoin de temps de déconnexion pour reprendre des forces.
