Dernière étape du parcours d'un salarié dans une entreprise, le solde de tout compte est un document obligatoire, selon l’article L1234-20 du Code du travail, qui récapitule l'ensemble des montants versés au bénéficiaire lors de la rupture de son contrat de travail (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD ou départ en retraite). Le certificat de travail et l’attestation France Travail accompagnent aussi ce document.
La règle en matière de délai ? L’immédiateté : « Il y a souvent deux usages différents, explique Zoé Daguenet, DRH externalisée. Soit il est réglé le jour même du départ. Soit à la fin du mois en cours, en même temps que les autres salariés ». Selon l’experte, un retard éventuel peut être expliqué par un prestataire de paie. En cas de dispense du préavis, l'employeur peut remettre le reçu le jour du départ effectif de l'entreprise ou au cours du préavis non effectué.
Les sommes totales
Pour être valable, il doit détailler les montants suivants : le salaire du dernier mois (au prorata si le départ se fait en cours de mois) ; les congés payés (pour les jours acquis mais non pris) ; l'indemnité de préavis (si celui-ci est payé mais non effectué) ; l'indemnité de rupture en cas de licenciement ou de rupture conventionnelle, l’indemnité supralégale s’il y en a (Ndlr : indemnité supérieure à celle exigée par la loi), des primes (13e mois, prime d'objectifs...) et d’éventuelles commissions et le remboursement des frais professionnels en attente.
Le document doit préciser la mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte est établi en 2 exemplaires, dont l'un est remis au collaborateur, la signature du salarié et la date de signature. Mais, attention, l’intéressé n'a aucune obligation légale de le signer, ce qui n’entraîne aucune sanction particulière. L'employeur ne peut pas refuser de verser les sommes au motif que le reçu n’ait pas été signé. Si le salarié ne signe pas le reçu, celui-ci n'aura pas d'effet libératoire pour l'employeur. Il ne fait donc pas preuve du paiement.
Que faire en cas de retard ou d’erreur ?
« Si vous ne voyez rien venir sur votre compte en banque, vous pouvez commencer à vous inquiéter à partir du mois suivant le départ, conseille Zoé Daguenet. Côté calcul, il est assez simple de vérifier s’il est correct au regard des éléments nécessaires. » En cas de retard abusif, l’entreprise peut être obligée de payer une contravention de 4e classe, soit une amende de 750 euros et de verser des dommages et intérêts à l’employé.
Pour contester les sommes mentionnées, le salarié doit dénoncer le reçu via une lettre recommandée avec accusé de réception à son employeur dans les 6 mois après la signature. Passé ce délai, il a ensuite un an pour contester la rupture du contrat de travail, deux ans si le litige concerne l'exécution du contrat de travail et trois années si le litige concerne le paiement des salaires.
