PME, grands groupes… tout le monde est concerné
La facturation électronique, ce n’est pas une option, c’est une obligation légale. Plusieurs fois repoussée, la réforme entrera en vigueur le 1er septembre prochain. Attention, il ne s’agit pas de remplacer la facture papier par un PDF envoyé par mail ! La loi impose que cette facture comporte le Siren du client – et pas seulement celui du fournisseur –, le type d’opération (vente, prestation de service), l’adresse de livraison si elle diffère de celle du client, ainsi que l’option pour le paiement de la TVA sur les débits, en plus des données habituelles (numéro unique, date d’émission, montants hors taxe et TTC…). Par ailleurs, seuls trois formats électroniques sont autorisés : deux totalement structurés (UBL et CII) et un semi-structuré (Factur-X) lisible comme un PDF. Autant de lignes de code organisées pour être traitées par des logiciels.
Producteur, commerçant, artisan, prestataire de services, indépendant : toute entreprise assujettie à la TVA, quel que soit son chiffre d’affaires ou sa forme juridique, doit pour cela se doter d’une plateforme agréée (PA), certifiée et auditée par l’Etat. C’est un passage obligé, mais pas d’inquiétude : la PA est souvent intégrée dans les outils actuels (logiciel de caisse, de comptabilité…).
Concrètement, c’est cette PA qui se charge de transmettre la facture lorsqu’elle est destinée à une autre société française, ou de fournir les données utiles à l’administration fiscale lors de ventes à des particuliers ou à d’autres entreprises européennes.
Car l’objectif de cette réforme n’est pas seulement la modernisation de l’économie, c’est aussi et surtout un moyen de lutter contre la fraude à la TVA. Là encore, pas de crainte : ces procédures seront traitées automatiquement par la PA à partir de la facture émise.
Dans quatre mois au plus tard, toutes les sociétés devront donc être en mesure de recevoir des factures électroniques, y compris les PME et les microentreprises. Pour ces dernières, l'obligation d'émission ne s'appliquera qu'à partir du 1er septembre 2027. Seules les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI) – soit celles comptant plus de 250 salariés, réalisant plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires ou disposant d'un total de bilan supérieur à 43 millions d’euros, sont tenues d'émettre leurs factures sous format électronique dès la rentrée prochaine.
A terme, la déclaration de TVA sera préremplie, comme pour les revenus des particuliers.
Les mots-clés à connaître
L’Etat a son vocabulaire, parfois en anglais dans le texte, pour désigner trois obligations et deux outils.
- e-invoicing ou facture électronique. Elle répond à des mentions légales et à un format structuré pour les opérations entre entreprises françaises. Elle fournit des données pour collecter la TVA : c’est la première obligation.
- e-reporting. Il s'agit d’une télétransmission automatique, à l'image du document émis par la caisse enregistreuse des commerçants en fin de journée (le Z de caisse). Cela recouvre deux obligations permettant à l’administration de disposer de données liées à des opérations qui n’entrent pas dans l’e-invoicing :
* les transactions effectuées avec des particuliers ou des entreprises établies dans d’autres pays de l’Union européenne ;
* le paiement de prestations de services (la TVA est exigible à l’encaissement).
- Plateforme agréée. Cet outil assure la réception et l'émission de factures, mais aussi la transmission des données nécessaires pour la TVA. Obligatoire, il appartient à un prestataire privé (éditeur de logiciels, banque…) immatriculé par l’Etat.
- Chorus Pro. C’est la plateforme à laquelle un fournisseur doit transmettre la facture due par une entité publique (Etat, collectivités, etc.).
Anticiper la mise en conformité
Il reste quatre mois avant l’entrée en vigueur de la réforme. A ce stade, les grandes entreprises et les ETI essuient les plâtres : elles participent à une phase de test volontaire organisée par l’Etat. En émettant les premières, elles embarquent les autres. Mais toutes les sociétés doivent choisir une plateforme agréée (PA) pour recevoir les factures électroniques.
Concernant les questions d’ordre technique ou de connexion, les entrepreneurs, indépendants ou artisans peuvent se tourner vers les fédérations professionnelles, les éditeurs de logiciels de caisse ou de comptabilité, les chambres de commerce et d’industrie (CCI)… Ces acteurs organisent des webinaires, des rencontres, et sont également à même de les accompagner dans le choix d’une PA. Certains secteurs d’activité comme la pharmacie, le bâtiment et l’optique, entre autres, ont référencé des prestataires, de même que certaines CCI ou les têtes de réseau de franchise. Rien n’empêche toutefois de comparer ces options avec les recommandations de son expert-comptable ou de sa banque.
Pour les indépendants et les entreprises émettant peu de factures, il existe de nombreuses PA gratuites. Ces offres de base peuvent suffire mais attention, elles deviennent payantes au-delà d’un certain seuil d’émission. L’éventuel compte bancaire associé à la plateforme est également facturé, mais il reste facultatif : la PA peut être connectée au compte habituel. A défaut, il faut juste mentionner quand la facture est payée pour disposer d'un tableau de bord à jour. Par ailleurs, il est possible de recourir à deux plateformes agréées, mais il est plus simple d’en utiliser une seule pour l’émission et la réception des factures.
A partir du 1er septembre 2027, toutes les entreprises devront émettre aux bons formats. Fini les PDF envoyés par mails et les boîtes à chaussures pleines de papiers ! Toute la facturation entre sociétés françaises passera par les PA. Si une mention manque ou est erronée, la PA rejettera la facture : il faudra alors la corriger et la redéposer sur la plateforme. Mieux vaut donc dès maintenant nettoyer ses fichiers afin de mettre à jour les numéros de Siren, éviter les doublons, etc. Ensuite, le cycle de vie de la facture pourra être suivi selon son statut : déposée, rejetée, refusée, encaissée. En cas d’erreur sur la marchandise ou la prestation, et de contestation par l’acheteur, d’autres statuts s’ajouteront, comme «en litige», qui évite un refus et laisse ouvert le dialogue avec le client. Même si l’administration fiscale devrait faire preuve d’une certaine tolérance au début, il est grand temps de se saisir du sujet : la réforme visant avant tout à améliorer le recouvrement de la TVA, des amendes sont prévues par la loi.
Que fait l'Etat ?
La collecte des données pour la TVA, tel est l’enjeu. En cas de non-respect de la réforme, la loi de finances a ainsi durci les sanctions : 50 euros pour une facture non conforme, 500 euros pour une entreprise qui n’a pas choisi de plateforme agréée (PA).
- L’annuaire officiel. Il répertorie la PA de réception choisie par le destinataire. On peut le consulter sur facturation.chorus-pro.gouv.fr/annuaire/authentification/connexion afin de connaître l’adresse électronique de facturation.
- Le numéro national d’assistance. Calendrier, champ d’application, rôle des acteurs du dispositif : les finances publiques répondent au 0806 807 807.
Fini la galère ?
Plus juste, plus simple, plus efficace : telle est la promesse mise en avant par l’Etat pour accompagner le passage à la facturation électronique. Editer ses factures peut en effet être perçu comme une tâche complexe, mobilisant souvent les entrepreneurs et artisans durant le week-end. La réforme en cours devrait permettre de consacrer moins de temps à la gestion de la trésorerie : les plateformes agréées (PA) fourniront des tableaux de bord de suivi. A terme, cela pourrait même contribuer à améliorer les délais de paiement. En tout cas, une entreprise cliente ne pourra plus prétendre ne jamais avoir reçu une facture ou qu'elle s'est perdue. S’il y aura toujours de mauvais payeurs, le recouvrement sera facilité : la facturation électronique assure une traçabilité sans faille.
Faut-il craindre de laisser les clés aux machines ? La technologie utilisée est déjà éprouvée pour les connexions sécurisées (https), les cartes bancaires, les passeports numériques, etc. Les «fraudes» actuelles proviennent avant tout d’erreurs humaines. Par ailleurs, si une plateforme venait à fermer — par exemple parce qu’elle ne répond plus aux exigences de l’Etat, qui l’audite après l’avoir certifiée — les données resteraient accessibles et pourraient être récupérées sous forme de fichiers, notamment au format Factur‑X.
Si une entreprise décide de changer de PA, la procédure est pensée pour être simple, à l’image de la portabilité d’un numéro de téléphone. Il lui suffit de choisir une nouvelle PA, qui se charge de récupérer la connexion. Un délai d’environ cinq jours ouvrés est prévu pour valider le changement.
Les bons outils
Indy, iPaidThat, jefacture.com, Kolecto, Pennylane, Qonto, Tiime, Yooz, Zeendoc… Les nouveaux acteurs sont nombreux à prendre la vague de la facturation électronique. Indépendants, microentrepreneurs et autres professionnels agiles avec le numérique ont toutes les raisons de s’y intéresser. Selon une étude Indy-OpinionWay, 57% d’entre eux ne sont pas encore équipés pour la réforme. Face à l’urgence, Pennylane a lancé son opération ComptaRebours : un camion itinérant qui part à la rencontre des entreprises afin de les accompagner dans cette transition. Condition sine qua non avant de s'équiper : consulter la liste des plateformes agréées (PA) par l’Etat sur impots.gouv.fr. Certaines sont affiliées à des institutions, comme l’Ordre des experts-comptables (ECMA-jefacture.com), ou à des banques (Kolecto au Crédit Agricole, iPaidThat dans le groupe des Banques populaires et Caisses d’épargne).
La fintech Qonto, qui a demandé sa licence bancaire, souligne le gain de temps significatif qu'offre sa PA pour le traitement des factures et le rapprochement des paiements. Pour autant, la réforme n’oblige ni à changer de compte, ni à prendre la PA de sa banque. L’avantage de la plupart de ces plateformes, Tiime en tête, réside dans leur gratuité, puisqu’elles ne sont pas associées à un service payant. Néanmoins, certaines adoptent un modèle par abonnement (de 5 à 10 euros par mois) après quelques semaines, au-delà d’un certain nombre de factures (dès six par mois), ou pour bénéficier d’un outil tout en un (facturation, comptabilité et compte pro). Pour en savoir plus sur certaines fonctionnalités, dont la connexion à Chorus Pro, la plateforme agréée du secteur public, ou la facturation vers l’étranger, le site The Invoicing Hub a réalisé un banc d'essai des PA. De quoi vous aider à choisir l’outil le mieux adapté à vos besoins, et aborder sereinement cette transition numérique.
Une facturation simplifiée
Deux ou trois factures par mois, des clients fidèles et une solide expérience de rédactrice en communication, Adeline est du genre à tenir ses comptes. «J’ai travaillé pour un cabinet comptable», plaide-t-elle. Elle n’a donc pas tardé à s’inscrire sur une plateforme agréée, «avec mon numéro de Siren, en vingt minutes ! J’ai saisi les données clients, mes tarifs journaliers et forfait mensuel, puis envoyé ma première facture. Pour la suivante, je n’ai eu qu’à indiquer le nombre de jours facturés. J’ai intégré mon logo, mais n’ai pas lié mon compte bancaire.» Elle mentionne ses paiements sur l’application pour avoir un tableau de bord à jour.
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